Wiele lat temu pracowałam jako doradca klienta w placówce bankowej. Pamiętam, że okres zbliżającego się podsumowania roku budził w całym naszym zespole nerwowość. Wszyscy realizowaliśmy zakładane cele na oczekiwanym poziomie. Mimo to, każdy z nas marzył o zwolnieniu chorobowym przed rozmową ewaluacyjną z szefem. Ostatnia sesja konsultacji kryzysowej z moim Klientem, przypomniała mi o tych emocjach. Uświadomiłam sobie to, że choć ja już dawno nie stresowałam się przed podsumowaniem roku, niektórzy wciąż doświadczają tych trudnych emocji…
5 podstawowych błędów popełnianych przy podsumowaniach roku
Rozmawiając z osobami, z różnych organizacji otrzymuję często pytanie: czy rozmowa ewaluacyjna ma w ogóle sens? Odpowiadam, że tak. Pod warunkiem, że jest przeprowadzona prawidłowo.
Co wpływa na negatywny odbiór rozmowy ewaluacyjnej?
- Informacja zwrotna nie jest udzielana na bieżąco
Wspomniałam Wam, że pracowałam kiedyś w zespole, który odczuwał niechęć przed rozmowami ewaluacyjnymi. Jaki był tego powód? Nasz ówczesny przełożony posiadał pewien zeszyt. Zapisywał w nim wszystkie zdarzenia, za które chciał nas pochwalić lub takie, które chciał żebyśmy zmienili. Problem polegał na tym, że dowiadywaliśmy się o jego przemyśleniach na końcu roku. Wszyscy nie pamiętaliśmy co powiedzieliśmy, czy zrobiliśmy np. w styczniu. Nawet jeśli w notesie, nasz szef miał zapisaną pochwałę, to nie niosła ona za sobą już żadnej wartości. Jeśli chciał nam udzielić korygującej informacji zwrotnej, też ciężko było nam się odnieść do naszych zachowań z przeszłości. Samo posiadanie przez przełożonego takiego zeszytu budziło w nas obawę. Nigdy nie wiedzieliśmy co się w nim znajduje i co usłyszymy.
Aby podsumowanie roku miało korzystną formę dla menedżera i pracownika warto udzielać sobie informacji zwrotnej na bieżąco. Dbaj o to, aby chwalić i korygować bezpośrednio po danej sytuacji. - Brak przygotowania
Brak przygotowania się do rozmowy rocznej może nastąpić zarówno po stronie menedżera i pracownika. Podczas jednej z sesji konsultacji kryzysowej usłyszałam od Klienta: „Mój szef w ogóle nie wiedział o czym mówię. Nie przeczytał wypełnionego przeze mnie formularza.”. Skutkiem tego braku przygotowania przez menedżera była demotywacja pracownika, który poczuł się zirytowany tą sytuacją. Było mu również przykro ze względu na to, że poświęcił on swój czas, na opisanie swoich działań w ciągu roku, a zostało to pominięte. Spotkałam się również z sytuacją, kiedy to menedżer opowiadał mi, że to pracownik nie przygotował się na rozmowę. Nie potrafił odpowiedzieć na zadane pytania. Nie wiedział, które z jego działań jest jego największym sukcesem. Nie umiał również wskazać swoich obszarów do rozwoju.
Warto do takiej rozmowy przygotować się wcześniej. Poświęcić czas i uwagę, aby przyjrzeć się temu, co się zadziało w ciągu całego roku. Zastanów się z czego jesteś najbardziej dumny, co chcesz kontynuować, a co warto abyś zostawił za sobą. Wypisz i przenalizuj, to co zrobiłeś w ciągu roku. Jeśli pełnisz rolę lidera zadaj sobie dokładnie te same pytania, ale w kontekście swojego pracownika. - Skupienie się na jednej, wybiórczej sytuacji
Rok temu uderzyła mnie rozmowa z jednym ze znajomych menedżerów. Opowiedział mi on przebieg swojej oceny rocznej. Menedżer, z którym rozmawiałam miał w swojej firmie przezwisko, brzmiało ono „człowiek feedback”. Wiele osób w organizacji wiedziało, że udzielanie informacji zwrotnej, to jego silna kompetencja. Jego przełożony przeprowadzając z nim rozmowę ewaluacyjna ocenił tę jego kompetencję jako „do poprawy”. Dlaczego? Bo kiedyś, jakaś nieznana, nieokreślona osoba powiedziała mu „w zaufaniu”, że otrzymała (od wspomnianego przeze mnie menedżera), zbyt oschłą informację zwrotną. I tyle. Jedno działanie w ciągu całego roku, pojedyncza sytuacja. Zdarzenie, do którego oceniany nie mógł się nawet odnieść. Wpłynęło to bardzo demotywująco na tego menedżera. Dodałabym nawet, że jego przełożony w jednej chwili stracił dla niego autorytet . Dlaczego? Ponieważ „człowiek feedback” wiedział, że informacja zwrotna powinna być oparta na faktach i udzielona bezpośrednio po zdarzeniu.
Pamiętaj, aby spojrzeć na wszystkie swoje działania lub swojego pracownika w ciągu roku. Nie wyolbrzymiaj jednej sytuacji. Nie mów wyłącznie o jednym zdarzeniu w odniesieniu do konkretnej kompetencji. Zwróć uwagę, że mówienie o wielu działaniach pomoże Ci lepiej ocenić jak został wykorzystany ten czas. - Zapominanie o rozwoju
Wyobraź sobie rozmowę, podczas której rozmawiasz o swoich działaniach w poprzednim roku. Nie poruszasz tego jakie masz plany na kolejny rok. Nie zastanawiasz się jaką kompetencję, umiejętność chcesz rozwinąć. Jaka emocja Ci towarzyszy? Jakie nastawienie? Czy rozwijasz się jako pracownik? Czy nie pytając o plany rozwojowe pracownika przyczyniasz się do tego, że stoi on w miejscu? Świat i rynek się zmienia, co jeśli nie będziesz rozwijał swoich kompetencji lub Twój zespół nie będzie tego robił?
Pamiętaj, że Twój rozwój pomoże Ci być lepszym pracownikiem. Wspomoże Cię w osiąganiu sukcesów. Sprawi, że Twój zespół będzie co raz lepszy. Zachęcam Cię do wykorzystania rozmowy rocznej do tego, aby zastanowić się nad tym, jak wykorzystać kolejny rok. - Ocenianie kompetencji miękkich tylko w odniesieniu do osiąganych wyników
Byciem trenerem rozpoczęłam od prowadzenia szkoleń z zarządzania sprzedażą i technik sprzedażowych. Jak wielkie było moje zdziwienie, kiedy rozmawiałam z handlowcami i ich przełożonymi o tym jak wygląda rozmowa roczna. Okazało się, że np. do kompetencji „współpraca” nie dawano pracownikowi oceny „zgodnej z oczekiwaniami”, ponieważ nie realizował on swoich planów sprzedażowych. Jaki związek miał brak realizacji celu indywidualnego pracownika z jego postawą, którą reprezentował? Jak się miał wynik sprzedażowy do tego, że zawsze był pomocny i zaangażowany w działania zespołowe? Do dzisiaj nie wiem.
Realizacja celów nie zawsze równa się danej kompetencji. Często docenienie pracownika za inne jego cechy i umiejętności może sprawić, że i ten oczekiwany wynik również przyjdzie. Warto o tym pamiętać.
Ewaluacja to motywacja
Rozmowa podsumowująca to doskonałe narzędzie, które właściwie zastosowane może znacząco podnieść motywację pracownika. Przeprowadzona niewłaściwie przynosi odwrotny skutek. Sposób przeprowadzenia rozmowy rocznej mówi bardzo wiele o szefie i organizacji. Niezależnie od tego jakie wspaniałe rzeczy pisze się w firmowych biuletynach na temat tego procesu, to menedżer daje przykład jak podchodzić do tej formy spotkania. Pamiętaj, że dla pracownika to często jedno z najważniejszych wydarzeń zawodowych roku.
Dbajcie o siebie.